Odomknite budúcnosť e-mailu: Zvýšenie efektivity Outlooku pomocou Kutools AI

V rýchlom svete digitálnej komunikácie je efektívnosť kľúčová a efektívna správa e-mailov vám môže ušetriť značný čas a námahu. Zadajte Kutools AI for Outlook, výkonný nástroj navrhnutý na zlepšenie vášho e-mailového zážitku zavedením inteligentných zručností, ktoré zefektívnia váš pracovný tok. Či už pripravujete e-maily, prekladáte obsah alebo odpovedáte na správy, Kutools AI ponúka celý rad funkcií, ktoré môžu zmeniť spôsob vašej interakcie s e-mailmi. V tomto návode sa dozviete o Kutools AI pre Outlook, prečo je to nevyhnutný nástroj, ako ho nastaviť a ako ho integrovať do vašej každodennej e-mailovej rutiny pre maximálnu produktivitu.

• Príklady použitia Kutools AI v prichádzajúce e-maily:
  • Zhrnutie e-mailu
  • Rýchla odpoveď
• Príklady použitia Kutools AI v vychádzajúce e-maily:
  • Vytváranie e-mailov
  • Pokračovať v písaní

• Prispôsobte a pridajte zručnosti na prispôsobené použitie
• Prispôsobte odpovede pomocou štatistík z histórie e-mailov
• Ovládajte manuálne/automatické režimy a prispôsobte predvoľby zobrazenia

• Rýchle ovládacie prvky a prístup v Kutools Panel AI
• Správa generovaného obsahu v poli zručností
• Osvedčené postupy pri používaní Kutools AI

Čo je Kutools AI pre Outlook?

Kutools AI for Outlook je pokročilá funkcia vyvinutá spoločnosťou ExtendOffice, ktorá bezproblémovo integruje technológiu AI od popredných modelov, ako je OpenAI a GoogleAI do vašej každodennej e-mailovej rutiny. Ako súčasť komplexného balíka viac než 100 nástroje v Kutools for Outlook, transformuje spôsob, akým spravujete a interagujete s e-mailami. Vďaka intuitívnemu rozhraniu, Kutools AI poskytuje výkonné funkcie na zvýšenie vašej produktivity pri čítaní aj písaní e-mailov.

Zručnosti v paneli čítania (na analýzu a odpovedanie na prijaté e-maily)

• zhrnutie: Získajte stručné zhrnutia, aby ste rýchlo pochopili hlavné body dlhých e-mailov.
• odpoveď: Využite AI na efektívne a podrobné odpovede na e-maily. (Podporuje čerpanie z odoslaných e-mailov pre relevantné informácie.)
• Rýchla odpoveď: Ponúka rôzne možnosti odpovede a generuje odpoveď na základe vami zvoleného smeru. (Podporuje čerpanie z odoslaných e-mailov pre relevantné informácie.)
• Ďakujem Odpovedať: Vytvorte stručný ďakovný list, ktorý vám pomôže rýchlo vyjadriť vďačnosť.
• preložiť: Okamžite preložte prichádzajúce e-maily do svojho preferovaného jazyka a zaistite bezproblémovú komunikáciu.
• Analyzovať: Analyzujte emocionálnu tendenciu obsahu e-mailu, aby ste mohli určiť, či je sentiment pozitívny, negatívny alebo neutrálny.
• Výpis: Extrahujte z e-mailu štruktúrované informácie, ako sú mená, miesta, dátumy a sumy, ktoré vám pomôžu rýchlo pochopiť kľúčové údaje v obsahu.
• Vlastné zručnosti : Vytvorte si vlastné zručnosti prispôsobením výziev rolí, príkazových riadkov a pridaním ďalších možností, ktoré vyhovujú vašim jedinečným potrebám správy e-mailov.

Panel zručností v písaní (na vytváranie a úpravu odchádzajúcich e-mailov)

• Skladať: Použite pomoc AI na urýchlenie procesu vytvárania e-mailov pomocou prispôsobených návrhov.
• lesk: Automaticky vylepšite svoje e-mailové koncepty o gramatiku, tón a štýl, čím zaistíte profesionálnu úpravu.
• Pokračovať v písaní: Nechajte AI poskytovať kontextové návrhy a dokončovania, ktoré vám pomôžu pokračovať v písaní konceptov.
• preložiť: Jednoducho preložte svoje e-mailové koncepty do iných jazykov a pripravte ich pre globálne publikum.
• Kontrola: Skontrolujte a opravte pravopisné a gramatické chyby v e-maile, aby ste zaistili jazykovú presnosť.
• Rozšíriť: Rozbaľte kľúčové informácie e-mailu a poskytnite podrobné vysvetlenia pre komplexnejší obsah.
• navrhnúť: Poskytnite návrhy na logické vylepšenia alebo citlivý obsah prostredníctvom logickej analýzy alebo kontroly obsahu.
• Vlastné zručnosti : Vytvorte si vlastné zručnosti prispôsobením výziev rolí, príkazových riadkov a pridaním ďalších možností, ktoré vyhovujú vašim jedinečným potrebám správy e-mailov.

Prečo si vybrať Kutools AI pre váš Outlook?

V dnešnom rýchlom digitálnom svete je efektívna komunikácia kľúčová. Kutools AI využíva špičkovú technológiu AI, aby zabezpečila, že vaše e-maily sa nebudú len čítať, ale aj cítiť, rozumieť a oceňovať. Ide o to pozdvihnúť vašu e-mailovú hru a urobiť každú interakciu zmysluplnejšou a účinnejšou. Či už spravujete záplavu denných e-mailov alebo sa zameriavate na jednu kritickú správu, Kutools AI je vaším strategickým partnerom, ktorý vám zaistí, že zostanete na čele v komunikačnej hre. Tu sú niektoré z kľúčové výhody Že Kutools AI ponúka:

⏰ Časovo úsporná automatizácia: Automatizuje rutinné e-mailové úlohy, ako je súhrn e-mailov a rýchla odpoveď, čím uvoľňuje čas na dôležitejšie úlohy a zvyšuje celkovú produktivitu.

🌐 Všestranná integrácia AI: Kutools AI podporuje širokú škálu platforiem AI vrátane OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI a SenseNovaAI, čo vám dáva flexibilitu pri výbere najlepšieho modelu AI na presnú a efektívnu správu e-mailov.

🖥 Užívateľsky prívetivé rozhranie: Obsahuje intuitívne a ľahko navigovateľné rozhranie, vďaka ktorému môžu používatelia všetkých technických úrovní jednoducho zlepšiť správu e-mailov a komunikáciu.

🌓 Funkcia duálneho režimu: Kutools AI ponúk Manuálny mód a Automatický režim. V automatickom režime sa automaticky generujú úlohy, ako sú e-mailové súhrny a rýchle odpovede. Prepínanie medzi režimami je bezproblémové jediným kliknutím, čo vám umožňuje prispôsobiť nástroj tak, aby vyhovoval vášmu pracovnému postupu.

💡 Vlastné zručnosti: krajčír Kutools AI vašim špecifickým potrebám správy e-mailov vytvorením vlastných zručností. Prispôsobte výzvy rolí, príkazové riadky a ďalšie možnosti, aby ste zaistili, že AI bude fungovať presne tak, ako chcete, čo umožní maximálnu flexibilitu a efektivitu pri spracovávaní vašich e-mailov.

???? Učenie o histórii e-mailov: Pri generovaní odpovedí Kutools AI používa vaše predchádzajúce e-mailové interakcie (po pridaní e-mailov s históriou) na poskytovanie kontextových odpovedí a ponúka presné odpovede na základe predchádzajúcich diskusií. Postupom času budú odpovede presnejšie a prispôsobené vášmu komunikačnému štýlu pre personalizované interakcie.

???? Schopnosti jazykového prekladu: Odstraňuje jazykové bariéry pomocou sofistikovaných modelov pre presné preklady, vďaka čomu je globálna komunikácia jednoduchá.

⚙️ Bezproblémová integrácia s Outlookom: Navrhnutý výhradne pre Outlook, zlepšuje váš e-mailový zážitok v známom prostredí a zabezpečuje intuitívny a efektívny pracovný postup.

✏️ Vylepšená prehľadnosť a profesionalita: Využíva pokročilé jazykové modely na optimalizáciu vašich e-mailov, pričom zaručuje jasnosť a profesionalitu v každej odoslanej správe.

🔐 Vylepšené súkromie a bezpečnosť: Používa najnovšie šifrovacie a bezpečnostné protokoly na zaistenie ochrany vašich e-mailových údajov, čo vám dáva pokoj v bezpečí vašej komunikácie.

Ako nastaviť Kutools AI pre Outlook pre lepšiu efektivitu e-mailov?

Transformujte svoj e-mailový zážitok pomocou Kutools AI je len pár krokov odtiaľto. Tu vám ukážeme krok za krokom návod, ako nastaviť Kutools AI v programe Outlook.

Krok 1: Inštalácia Kutools AI

Prejdite do priečinka stiahnuť stránku na stiahnutie a inštaláciu Kutools for Outlook dostať Kutools AI.

Krok 2: Aktivujte Kutools AI

1. Po inštalácii Kutools for Outlook, choďte na Kutools kartu a kliknite na ikonu AI.

2. Kutools Sprievodca AI zobrazí sa dialógové okno. Predstavuje zručnosti, ktoré Kutools AI ponúka. Kliknite na ďalšie tlačidlo pre pokračovanie.

3. Podmienky používania objaví sa. Kliknite ďalšie.

4. Teraz môžete aktivovať Kutools AI výberom an poskytovateľ AI a zadanie zodpovedajúceho Kľúč rozhrania API. Po dokončení kliknite OK.

po kliknutí OKsa Kutools AI tabla sa zobrazí na pravej strane okna programu Outlook, ako je znázornené nižšie. Pokračujte v čítaní príkladov, ako ho používať!

Použitie Kutools AI vo vašom pracovnom postupe s príkladmi

Email Summary: Extrahovanie kľúčových bodov z dlhých správ

Práve ste otvorili svoju doručenú poštu, aby ste našli dlhý e-mail od klienta, v ktorom sú uvedené rôzne aktualizácie projektu a požiadavky. Namiesto brodenia sa hustým textom sa môžete spoľahnúť Kutools AI's zhrnutie zručnosť. Keď otvoríte e-mail, AI rýchlo vygeneruje stručné zhrnutie, ktoré zvýrazní najdôležitejšie informácie. To vám umožní rýchlo pochopiť hlavné body a uprednostniť ďalšie kroky, ušetríte drahocenný čas a zabezpečíte, že vám neuniknú žiadne dôležité detaily.

1. V Kutools AI panel, uistite sa, že ste v Panel na čítanie.
2. Vyberte e-mail, ktorý chcete zhrnúť.

zhrnutie box automaticky vygeneruje stručné zhrnutie hlavných bodov e-mailu, ako je uvedené nižšie:

Rýchla odpoveď: Generovanie okamžitých, kontextových odpovedí

Namiesto trávenia času vytváraním odpovede od začiatku, Kutools AI's Rýchla odpoveď zručnosť vám pomôže analyzovať kontext e-mailu a navrhne niekoľko základov odpovedí na podrobnú odpoveď.

1. V Kutools AI panel, uistite sa, že ste v Panel na čítanie.
2. Vyberte e-mail, na ktorý chcete odpovedať. The Rýchla odpoveď skill automaticky vygeneruje niekoľko odpovedí, ako je uvedené nižšie.

   

   Tipy:

   • Ak vyberiete text v e-maile, odpovie na vybratý obsah. V opačnom prípade odpovie na celý e-mail.
   • Ak žiadna z možností odpovede nie je vhodná, môžete kliknúť na „Nevhodné?“ a zadajte svoj vlastný požadovaný základ.

3. Ak chcete vygenerovať odpoveď, vyberte jednu z možností odpovede.

4. Kliknite na tlačidlo odpoveď tlačidlo. Odpoveď bude vložená do konceptu e-mailu, pripravená na kontrolu, úpravu a odoslanie.

   

Vytváranie e-mailov: Vytváranie úvodných správ s vedením AI

Keď potrebujete nadviazať kontakt s klientom po stretnutí, ale nie ste si istí, ako začať, Kutools AI's Skladať zručnosť, ponúka kontextovo založené návrhy, ktoré vám pomôžu vytvoriť vašu správu. Akonáhle poskytnete Kutools AI s kľúčovými bodmi, navrhuje frázy a štruktúry prispôsobené vašim potrebám, čo vám umožní rýchlo vytvoriť profesionálny a jasný e-mail.

1. V Kutools AI panel, uistite sa, že ste v Panel na písanie.
2. V Skladať zadajte kľúčové body a kliknite na Generovať tlačidlo.
3. kliknite Vložiť pridajte vygenerovaný koncept do tela e-mailu.

Pokračovať v písaní e-mailu: Pokračujte tam, kde ste prestali

Začali ste písať podrobný e-mail, ale uprostred vás to prerušilo a museli ste ho nechať nedokončený. Keď sa vrátiš, Kutools AI's Pokračovať v písaní zručnosť je pripravená pomôcť vám pokračovať tam, kde ste prestali. AI skontroluje kontext vášho neúplného konceptu a poskytne návrhy na pokračovanie a dokončenie vašej správy.

Zručnosť Pokračovať v písaní funguje takto: Keď spustíte odpoveď na e-mail v priečinku Doručená pošta, Panel na čítanie automaticky prepne na Panel na písanie. Keď začnete zostavovať svoju odpoveď, Pokračovať v písaní skill automaticky pokračuje v drafte za vás. Po vygenerovaní obsahu kliknite na Vložiť tlačidlo na rýchle vloženie do konceptu.

Premeniť Kutools AI vo vašom osobnom asistentovi

Od pridávania a prispôsobenia zručností až po umožnenie AI učiť sa z vašej e-mailovej histórie, môžete optimalizovať Kutools AI stať sa vaším osobným asistentom. Vďaka týmto funkciám získate presnejšie, kontextovo orientované reakcie a budete mať možnosť doladiť schopnosti AI tak, aby vyhovovali vašim špecifickým potrebám.

• Vlastné a pridané zručnosti na prispôsobené použitie
• Prispôsobte odpovede pomocou štatistík z histórie e-mailov
• Ovládanie manuálnych/automatických režimov a prispôsobenie predvolieb zobrazenia

Vlastné a pridané zručnosti na prispôsobené použitie

V dolnej časti Kutools AI panel, je tam a Manažment knižnice zručností tlačidlo, ktorým sa otvorí Manažment knižnice zručností dialógové okno po kliknutí.

V Manažment knižnice zručností dialógovom okne môžete nakonfigurovať zručnosti pre obe Panel na čítanie a Panel na písanie:

1. vybrať Panel na čítanie or Panel na písanie riadiť zručnosti v tomto paneli.
2. Začiarknutím políčka vedľa zručnosti ju aktivujete a zobrazíte v Kutools AI tabuľka. Zrušením začiarknutia políčka túto zručnosť deaktivujete a skryjete na paneli.
3. Vyberte zručnosť na prispôsobenie jej nastavení vrátane:
   • Výzva k úlohe: Usmerňuje AI, aby prijala špecifické správanie a štýl.
   • príkazový riadok: Inštruuje AI vykonať konkrétnu úlohu.
   • Ďalšie možnosti: Umožňuje ďalšie prispôsobenie s možnosťou pridať ďalšie nastavenia pomocou Pridať možnosti tlačidlo.
4. Pridajte novú zručnosť kliknutím na Pridať zručnosť tlačidlo na vytvorenie prispôsobeného vašim špecifickým potrebám.

Prispôsobte odpovede pomocou štatistík z histórie e-mailov

odpoveď zručnosti v Kutools AI podporovať učenie sa z historických e-mailových konverzácií. Vytvorením lokálnej databázy, ktorá ukladá minulé e-mailové údaje, môže AI analyzovať predchádzajúcu komunikáciu, čím zvyšuje presnosť a kontextovú relevantnosť svojich odpovedí pre presnejšie a kontextovo uvedomelejšie odpovede.

Môžete manuálne pridať historické e-maily do E-mailového vzdelávania. Alebo povoliť funkciu automatického pridávania aby sa e-maily po odoslaní okamžite pridali do E-mailového vzdelávania, čo pomáha systému Al lepšie sa učiť a adaptovať.

Manuálne pridanie

1. Kliknite na tlačidlo E-mailové vzdelávanie tlačidlo v odpoveď or Rýchla odpoveď box v Kutools AI tabule.

2. Kliknite na tlačidlo Manuálne pridanie tlačidlo.

3. Vo vyskakovacom okne Manuálne pridanie vyberte e-maily, ktoré sa chcete naučiť, a kliknite na tlačidlo OK.

• Vybrať všetky e-maily účtu, začiarknite políčko pred účtom.
• Vybrať e-maily jeden po druhom, začiarknite políčko pred odoslaním e-mailu.
• Vybrať e-maily za posledný mesiac, Kliknite na tlačidlo E-maily za posledný mesiac odkaz.
• Vybrať e-maily za posledný rok, Kliknite na tlačidlo E-maily z minulého roka odkaz.

4. Zobrazí sa dialógové okno, ktoré vám pripomenie počet e-mailov, ktoré je potrebné naučiť. Kliknite Áno.

5. Objaví sa ďalšie dialógové okno, ktoré vám pripomenie počet e-mailov, ktoré boli úspešne naučené. Kliknite OK.

Automatické pridávanie

Kliknite na tlačidlo E-mailové vzdelávanie tlačidlo v odpoveď or Rýchla odpoveď box v Kutools AI panel a potom postupujte nasledovne.

1. Skontrolovať Automatické pridávanie políčko.
2. Vyberte e-mailové účty začiarknutím políčka vedľa každej adresy, aby sa e-maily odoslané z nich automaticky pridali do E-mailového vzdelávania.
3. Kliknite na tlačidlo ušetríte tlačidlo.

Ovládanie manuálnych/automatických režimov a prispôsobenie predvolieb zobrazenia

Kutools AI vám umožňuje prispôsobiť jeho ovládanie a vizuálne rozhranie tak, aby vyhovovalo vašim individuálnym preferenciám a pracovnému postupu:

• Niektoré zručnosti sú na začiatku nastavené Automatický režim, zatiaľ čo iní pôsobia v Manuálny mód. Ak chcete pre konkrétnu zručnosť prepnúť medzi manuálnym a automatickým režimom, jednoducho kliknite na prepínač tlačidlo v pravom hornom rohu poľa zručností.
  

  Tu je rozdiel medzi automatizačnými zručnosťami v Panel na čítanie a Panel na písanie:

  • Panel na čítanie: Zručnosti nastavené na Automatický režim sa automaticky spustí pri každom prepnutí na nový e-mail.
  • Panel na písanie: Zručnosti v Automatický režim sa spustí automaticky, keď sa zmení výber v koncepte, okrem zručnosti „Pokračovať v písaní“, ktorá sa spustí len vtedy, keď sa zmení samotný obsah.
  Tipy:

  Po prepnutí zručnosti na Manuálny mód, Kliknite na tlačidlo Generovať tlačidlo na získanie výsledkov. Ak je v e-maile vybratý text, zručnosť spracuje iba vybraný obsah; v opačnom prípade spracuje celý e-mail. In Automatický režim, zručnosti spracujú celý e-mail po jeho výbere. Ak chcete spracovať iba časť e-mailu, zvýraznite požadovanú časť a potom kliknite na Regenerovať ikonu v ľavom dolnom rohu.

• Displej si môžete prispôsobiť výberom jedného z nich Zobrazenie jednej strany vidieť všetky zručnosti v Kutools AI tabuľka naraz, príp Zobrazenie s kartami na usporiadanie zručností do samostatných kariet.
  

Tipy na maximalizáciu efektivity Kutools AI

Tu je niekoľko tipov a trikov na použitie Kutools AI v programe Outlook:

Čo môžete rýchlo ovládať a k čomu máte prístup v Kutools Tabla umelej inteligencie

Ak chcete prepínať medzi Panel na čítanie a Panel na písanie, prepnite Panel na čítanie/zápis tlačidlo. Prepínať medzi Zobrazenie jednej strany a Zobrazenie s kartami, prepnite Zobrazenie jednej stránky/karty tlačidlo. Pre jednoduché prepínanie medzi rôznymi poskytovateľmi a modelmi umelej inteligencie v Kutools na paneli AI kliknite na Použitý model AI a zo zoznamu vyberte preferovanú možnosť. Ak chcete pre konkrétnu zručnosť prepnúť medzi manuálnym a automatickým režimom, jednoducho kliknite na prepínač tlačidlo v poli zručností. V prípade potreby kliknite na Rozbaliť obsah tlačidlo pre zobrazenie celého obsahu výsledku. Jazyk, ktorý zručnosť používa, bude predvolene zodpovedať vašim nastaveniam Outlooku. Môžete to zmeniť výberom položky Jazyk rozbaľovacej ponuky v poli zručností. Rozšírením Ďalšie možnosti môžete vybrať možnosť, ktorá bude viesť AI pri generovaní špecifickejších výsledkov. Obsah generovaný AI môže byť nesprávny, zvážte overenie dôležitých informácií.

Čo môžete robiť s vygenerovaným obsahom v krabici zručností