Spravujte duplicitné kontakty v programe Outlook: odstráňte, zlúčte, presuňte, kategorizujte
Kutools pre Outlook
Keď importujete kontakty do programu Outlook z tabuľky Excel alebo iného softvéru, existuje možnosť vytvorenia duplicitných záznamov v priečinku kontaktov. Takéto duplikáty môžu zahltiť priečinky kontaktov a zaberať zbytočné miesto v programe Outlook. Pre efektívne riešenie odporúčame Duplicitné kontakty užitočnosť Kutools pre Outlook. Táto funkcia vám umožňuje bez námahy odstraňovať, spájať, presúvať a dokonca kategorizovať duplicitné kontakty v rôznych e-mailových účtoch v rámci vybraných priečinkov Kontakty.
Výhody Kutools pre duplicitné kontakty programu Outlook
- 🔄 Flexibilné možnosti spracovania duplikátov: Kutools for Outlook vylepšuje správu duplicitných kontaktov tým, že ponúka všestranný balík možností, ktoré vyhovujú rôznym potrebám a preferenciám používateľov:
- 🗑️ Dočasné alebo trvalé odstránenie duplikátov: Používatelia sa môžu rozhodnúť dočasne presunúť duplikáty do priečinka „Deleted Items“, čím v prípade potreby umožnia obnovenie, alebo ich natrvalo vymazať, aby zjednodušili svoj zoznam kontaktov, pričom budú udržiavať rovnováhu medzi ochranou kontaktov a udržiavaním čistej databázy.
- 🔗 Zlúčenie informácií z duplikátov do jedného kontaktu: Pri zlučovaní duplikátov Kutools spája informácie zo všetkých vybratých duplicitných kontaktov, čím zaisťuje, že sa nestratia žiadne údaje.
- 📂 Flexibilné presúvanie duplikátov: Používatelia môžu selektívne presúvať všetky duplikáty vrátane prvej inštancie alebo len ďalšie duplikáty do určeného priečinka. Táto funkcia je užitočná najmä pre používateľov, ktorí chcú skontrolovať duplikáty neskôr alebo udržiavať samostatné zoznamy na rôzne účely.
- 🏷️ Kategorizácia duplikátov pre ľahkú neskoršiu identifikáciu: Tým, že umožňuje používateľom kategorizovať duplikáty, Kutools uľahčuje lepšiu správu a organizáciu kontaktov. Táto funkcia je užitočná najmä pri správe veľkých databáz kontaktov, kde efektívna kategorizácia môže ušetriť čas a zlepšiť pracovný tok.
- 🌐 Správa duplikátov medzi účtami a priečinkami: Kutools vyniká svojou schopnosťou spravovať duplikáty vo viacerých e-mailových účtoch a priečinkoch kontaktov súčasne. Táto funkcia zjednodušuje proces, ktorý by inak bol ťažkopádny a časovo náročný s natívnymi nástrojmi Outlooku, a ponúka používateľom jednotný prístup k riešeniu duplicitných kontaktov bez ohľadu na ich umiestnenie v Outlooku.
- 🔍 Prispôsobiteľná detekcia duplikátov: Na rozdiel od základnej detekcie duplikátov v programe Outlook, Kutools umožňuje podrobné prispôsobenie pri identifikácii duplikátov tým, že používateľom umožňuje vybrať konkrétne kontaktné polia na porovnanie. To zaisťuje presnejšiu detekciu duplikátov na základe kritérií, ktoré sú pre používateľa najrelevantnejšie.
- 🧭 Opätovné filtrovanie, ktoré šetrí čas: Kutools si pamätá predchádzajúce nastavenia pre vybrané priečinky a polia kontaktov, čo používateľom umožňuje rýchlo prefiltrovať duplikáty bez prekonfigurovania nastavení. Táto funkcia výrazne znižuje čas strávený správou duplikátov, najmä pre používateľov, ktorí túto úlohu vykonávajú pravidelne.
- 👥 Správa duplicitných kontaktných skupín: Pomôcka rozširuje svoju správu duplicitných kontaktov na skupiny kontaktov a ponúka možnosti správy duplicitných skupín kontaktov na základe názvu skupiny, mena člena alebo e-mailovej adresy člena.
Rýchlo odstráňte, zlúčte, presuňte alebo kategorizujte duplicitné kontakty v programe Outlook
Tu je návod, ako aplikovať Duplicitné kontakty funkcia na odstránenie, zlúčenie, presun alebo kategorizáciu duplicitných kontaktov v programe Outlook.
Kutools pre Outlook: Odomknite 100 užitočných nástrojov pre Outlook. Medzi týmito, viac ako 70 funkcií je trvalo zadarmo na používanievrátane výkonnej funkcie AI.
Objavte viac... Vyskúšaj to teraz!
- na Kutools Plus kliknite na kartu vymazať > Duplicitné kontakty.
- V Duplicitné kontakty – Krok 1 (z 5): Zadajte dátové súbory wizard, vyberte dátové súbory, z ktorých chcete odstrániť, zlúčiť, presunúť alebo kategorizovať duplicitné kontakty. Po výbere kliknite na Ďalší krok: Zadajte priečinok kontaktov tlačidlo.
Poznámka: Ak máte v programe Outlook viacero e-mailových účtov s veľkými priečinkami kontaktov, zobrazí sa okno na načítanie priečinkov kontaktov, ako je znázornené na obrázku nižšie. Môžete sa rozhodnúť kliknúť na Preskočte aktuálny načítavací e-mailový účet alebo jednoducho počkajte na dokončenie načítania všetkých priečinkov kontaktov.
- Po dokončení načítania priečinkov kontaktov sa v ľavom poli aplikácie zobrazia všetky priečinky s kontaktmi Duplicitné kontakty – 2. krok (z 5) okno. Vyberte priečinky Kontakty, ktoré obsahujú duplicitné kontakty, ktoré chcete adresovať, a potom kliknite na Ďalej: Vyberte polia kontaktov na porovnanie duplicitných položiek tlačidlo.
Tipy:- Pre viac rýchlych možností ako napr Skontrolujte všetky pre výber priečinkov kliknite pravým tlačidlom myši na zoznam priečinkov.
- Všetky vybraté priečinky sa zobrazia v pravom poli. Podľa potreby ich môžete vymazať alebo zoradiť. Kontakty z priečinkov uvedených v hornej časti budú mať prioritu, aby sa zachovali pri správe duplikátov.
- Ak ste už tento nástroj používali a stanovili kritériá filtrovania, môžete jednoducho kliknúť na Spustite filtrovanie tlačidlo použiť tieto existujúce kritériá na odfiltrovanie duplicitných kontaktov.
- V Duplicitné kontakty – 3. krok (z 5) wizard, vyberte polia kontaktov na identifikáciu duplikátov (kontakty sa považujú za duplikáty, ak sa ich informácie v týchto poliach presne zhodujú) v Na porovnanie duplicitných údajov vyberte polia kontaktov a potom kliknite na Ďalej: Vyberte polia, ktoré sa majú zobraziť vo výsledkoch tlačidlo.
Tipy:- Vybrané polia zobrazené na obrázku vyššie predstavujú predvolené nastavenia poskytované spoločnosťou Kutools. Tieto predvolené hodnoty môžete jednoducho vybrať kliknutím na Predvolené polia tlačidlo.
- Ak začiarknete políčko Vyhľadajte všetky duplikáty vo vybratých priečinkoch Kontakty pomôcka vyhľadá duplicitné kontakty vo všetkých priečinkoch, ktoré ste vybrali. Ak túto možnosť nevyberiete, duplikáty sa budú hľadať v každom jednotlivom priečinku kontaktov samostatne.
- V Duplicitné kontakty – 4. krok (z 5) wizard, vyberte možnosť na určenie polí, ktoré sa majú zobraziť v poli výsledkov, a potom kliknite na Spustite filtrovanie tlačidlo.
Tipy:- štandardné: Táto možnosť vyberá prednastavené polia, ktoré sú Názov skupiny kontaktov (skupina kontaktov), Meno člena (skupina kontaktov), E-mailová adresa člena (skupina kontaktov)a Celé meno.
- zvyk: Táto možnosť aktivuje Vlastne definovaný obsah tlačidlo, ktoré vám umožní vybrať polia, ktoré chcete zobraziť vo výsledkoch.
- Vybrané polia: Táto možnosť vyberá polia, ktoré ste vybrali v predchádzajúcom kroku.
- Všetky duplicitné kontakty sa zobrazia v Zoznam kontaktov/Duplicitný zoznam kontaktov (ľavé pole) z Duplicitné kontakty – 5. krok (z 5) sprievodcu, ktorý zobrazuje polia, ktoré ste sa rozhodli zobraziť. V tomto sprievodcovi môžete:
- Rozbaľte duplikáty a vyberte alebo zrušte výber kontaktu, aby ste sa rozhodli, či ho chcete zahrnúť alebo vylúčiť z procesu spracovania duplikátov. Tip: Skupinu môžete rozbaliť kliknutím na ňu. Potom vyberte duplicitný kontakt a zobrazte jeho podrobnosti v Ukážka kontaktných informácií box.
- Z Ako sa vysporiadať s duplicitnými kontaktmi? v rozbaľovacom zozname vyberte akciu, ktorá sa má použiť na vybraté duplikáty.
- Odstrániť (presunúť do priečinka „Odstránené položky“): Týmto presuniete duplikáty do priečinka Deleted Items bez toho, aby ste ich natrvalo odstránili.
- Trvalé odstránenie: Týmto sa natrvalo odstránia všetky vybraté duplikáty.
- ísť: Toto skombinuje všetky vybraté duplicitné kontakty a zlúči ich informácie.
- Presunúť všetky duplicitné kontakty (okrem prvého): Týmto sa prenesú duplikáty, s výnimkou ich prvých výskytov, do určeného priečinka.
- Presuňte všetky duplicitné kontakty (vrátane prvého): Toto presunie všetky výskyty duplikátov do určeného priečinka.
- Pridať kategóriu: Toto označí všetky vybraté duplicitné kontakty určenou kategóriou pre ľahšiu neskoršiu identifikáciu.
- kliknite Poslať životopis na spracovanie duplikátov podľa vami vybratej akcie.
Po dokončení procesu sa všetky adresované duplicitné kontakty zobrazia prečiarknuté Zoznam kontaktov/Duplicitný zoznam kontaktov. Prosím zatvorte Duplicitné kontakty sprievodcu na dokončenie procesu.
Ďalšie tipy na používanie funkcie Duplikovať kontakty Kutools for Outlook
- Spracovať konkrétny duplicitný kontakt Jeden duplicitný kontakt môžete kategorizovať, presunúť, odstrániť alebo natrvalo odstrániť kliknutím pravým tlačidlom myši na kontakt a výberom požadovanej možnosti z kontextovej ponuky.
- Spracovať všetky začiarknuté duplikáty v skupine Všetky začiarknuté duplicitné položky v skupine môžete kategorizovať, presunúť, zlúčiť, odstrániť alebo natrvalo odstrániť kliknutím pravým tlačidlom myši na skupinu a výberom požadovanej možnosti z kontextovej ponuky.
- Bezproblémové opätovné filtrovanie duplicitných kontaktov Duplicitné kontakty pomôcka zachová vaše predchádzajúce nastavenia vrátane vybratých priečinkov a polí kontaktov. Pri ďalšom použití tejto funkcie jednoducho stlačte tlačidlo Spustite filtrovanie tlačidlo v Duplicitné kontakty – 2. krok (z 5) čarodejník. Toto bude priamo filtrovať duplikáty bez toho, aby ste museli prekonfigurovať kontaktné polia.
- Čo ak sa nenašli žiadne duplicitné kontakty Ak sa nenašli žiadne duplicitné kontakty, môžete sa rozhodnúť znova vybrať polia na identifikáciu duplikátov alebo proces podľa potreby ukončiť.
- Spravujte duplicitné skupiny kontaktovAk sú vo vybratých priečinkoch duplicitné skupiny kontaktov, môžete ich efektívne adresovať. V Duplicitné kontakty – 3. krok (z 5) wizard, jednoducho vyberte požadované kritériá – nech už sú to akékoľvek Názov skupiny kontaktov (skupina kontaktov), Meno člena (skupina kontaktov) or E-mailová adresa člena (skupina kontaktov). Vyberte si podľa svojich potrieb na správu týchto duplicitných skupín.
Demo: Odstráňte alebo presuňte duplicitné kontakty v programe Outlook
Objavte Kutools / Kutools Plus kartu v tomto videu pridal používateľ Kutools pre Outlook. Teraz je väčšina funkcií vrátane funkcií AI zadarmo! Pro funkcie prichádzajú s 30-dňovou skúšobnou verziou bez obmedzení!
Najlepšie nástroje kancelárskej produktivity
Najnovšie správy: Spustenie Kutools pre Outlook Voľná verzia!
Vyskúšajte úplne nový Kutools pre Outlook BEZPLATNÁ verzia s viac ako 70 neuveriteľnými funkciami, ktorú môžete používať NAVŽDY! Kliknutím stiahnete teraz!
📧 Automatizácia e-mailov: Automatická odpoveď (k dispozícii pre POP a IMAP) / Naplánujte odosielanie e-mailov / Automatická kópia/skrytá kópia podľa pravidiel pri odosielaní e-mailu / Automatické preposielanie (rozšírené pravidlá) / Automatické pridanie pozdravu / Automaticky rozdeľte e-maily pre viacerých príjemcov na jednotlivé správy ...
📨 email management: Stiahnutie e-mailov / Blokujte podvodné e-maily podľa predmetov a iných / Odstrániť duplicitné e-maily / pokročilé vyhľadávanie / Konsolidovať priečinky ...
📁 Prílohy Pro: Uložiť dávku / Dávkové odpojenie / Dávková kompresia / Automatické ukladanie / Automatické odpojenie / Automatická kompresia ...
???? Mágia rozhrania: 😊 Viac pekných a cool emotikonov / Pripomenúť vám, keď prídu dôležité e-maily / Minimalizujte Outlook namiesto zatvárania ...
???? Zázraky na jedno kliknutie: Odpovedať všetkým s prichádzajúcimi prílohami / E-maily proti phishingu / 🕘Zobraziť časové pásmo odosielateľa ...
👩🏼🤝👩🏻 Kontakty a kalendár: Dávkové pridávanie kontaktov z vybraných e-mailov / Rozdeľte skupinu kontaktov na jednotlivé skupiny / Odstrániť pripomenutia narodenín ...
